Vernichten alter Buchhaltungsunterlagen
Für Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Mit Ablauf dieser Fristen können Sie nach dem 31.Dezember letzten Jahres bestimmte Buchhaltungsunterlagen vernichten. Schaffen Sie wieder Platz in Ihren Regalen. Hier erfahren Sie genau, wann sie welche Buchhaltungsunterlagen vernichten dürfen.
10 Jahre
Zehnjährige Aufbewahrungsfrist ist für folgende Buchhaltungsunterlagen:
- Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw. für die Jahre 2003 und früher.
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte Eröffnungsbilanzen, die 2003 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.
- Diese Frist gilt bei EDV-Gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentation, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Bestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht werden oder gedruckt werden können.
- Für Buchungsbelege galt seit 1999 eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Sie ist grundsätzlich letztmals für Belege aus dem Jahr 1992 anzuwenden. Nach dieser Gesetzesänderung gilt für später entstandene Buchungsbelege ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, dass Buchungsbelege aus dem Jahr 2003erst nach dem 31.12.2013 vernichtet werden dürfen.
6 Jahre
Sechsjährige Aufbewahrungsfrist ist für folgende Buchhaltungsunterlagen:
- Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2007 oder früher.
- Lohnkontobelege, die nicht Teil der Buchhaltung sind, für Lohnzahlungen vor dem 01.01.2008.
Wichtiger HINWEIS:
Vernichten alter Buchhaltungsunterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig, wenn die Frist für eine Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.
Alphabetische Liste aller Arten von Buchhaltungsunterlagen und wann Sie sie vernichten dürfen:
| Belegart | Jahre | |
| Abrechnungsunterlagen | 6 | |
| Aktenvermerke | 6 | |
| Angebote | 6 | |
| Anhang | 10 | |
| Anlagenkartei- & Verzeichnis | 10 | |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | |
| Auftragsbestätigung | 6 | |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | |
| Außendienstabrechnung | 10 | |
| Bankbelege | 10 | |
| Bauakten | 6 | |
| Beförderungspapiere | 6 | |
| Beitragsabrechnung zur Sozialversicherung | 6 | |
| Bestellunterlagen | 6 | |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 | |
| Betriebskostenabrechnung | 10 | |
| Bewertungsunterlagen | 10 | |
| Bewirtungsbelege | 10 | |
| Bilanzen | 10 | |
| Buchführungsprogramme | 10 | |
| Buchungsbelege | 19 | |
| Darlehensunterlagen | 6 | |
| Datensicherung | 10 | |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | |
| Debitorenliste | 10 | |
| Depotauszüge | 10 | |
| EDV-Journal | 10 | |
| Einfuhrbelege | 6 | |
| Einheitswertbescheide | 10 | |
| Eröffnungsbilanz | 10 | |
| Essenmarkenabrechnung | 6 | |
| Exportunterlagen | 6 | |
| Fahrtenbücher | 10 | |
| Frachtbriefe | 10 | |
| Gehaltskonten | 6 | |
| Gehaltslisten | 10 | |
| Geschäftsberichte | 10 | |
| Geschäftsbriefe | 6 | |
| Gewinn- & Verlustrechnungen | 10 | |
| Grundbuchauszüge | 10 | |
| Grundstücksunterlagen | 6 | |
| Handelsbilanz | 10 | |
| Handelsregisterauszüge | 6 | |
| Hauptabschlußbericht | 10 | |
| Inventar | 10 | |
| Investitionszulagebelege | 6 | |
| Jahresabschuss | 10 | ^ |
| Journale | 10 | |
| Kalkulationsunterlagen | 6 | |
| Kassenberichte | 10 | |
| Kassenstreifen | 6 | |
| Kassenzettel | 10 | |
| Kontenpläne | 10 | |
| Kontoauszüge | 10 | |
| Kreditunterlagen | 6 | |
| Lagebericht | 10 | |
| Lagerbuchführung | 10 | |
| Lieferscheine | 10 | |
| Lohnbelge | 6 | |
| Lohnlisten | 10 | |
| Lohnsteueranmeldung | 10 | |
| Magnetbänder, Datenträger zur Datzensicherung | 10 | |
| Mahnbescheide | 6 | |
| Mietunterlagen | 6 | |
| Nachnahmebelege | 6 | |
| Offene-Posten-Liste | 10 | |
| Pachtunterlagen | 6 | |
| Preislisten | 6 | |
| Programmbeschreibung zur EDV | 10 | |
| Provisionsabrechnungen | 6 | |
| Prozessunterlagen | 6 | |
| Rechnungen | 10 | |
| Registerkassenstreifen | 6 | |
| Reisekostenabrechnung | 10 | |
| Rentenversicherungsnachweis | 6 | |
| Sachkonten | 10 | |
| Saldenbestätigung | 10 | |
| Schadensmeldungen | 6 | |
| Schecks | 10 | |
| Schriftverkehr | 6 | |
| Steuererklärung | 10 | |
| Umsatzsteuervoranmeldung | 10 | |
| Versicherungspolicen | 6 | |
| Verträge | 6 | |
| Werbegeschenknachweis | 10 | |
| Zinsberechnungen | 6 | |
| Zollbelege | 6 | |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 |
