Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung.

Alles muss raus?

Diese Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden:

Aufbewahrungsfristen können lästig sein – da hat man sich ein neues, schmuckes Büro eingerichtet, zieht mit Sack und Pack um und hat plötzlich beim Ausmiste einen gewaltigen Stapel von Altrechnungen, Belegen und Jahresabschlüssen in den Händen. Bei den alten Wischen steigt die Lust aufs Wegschmeißen von Sekunde zu Sekunde.- aber HALT!

Wegwerfen, Verbrennen, Schreddern – all diese schönen Möglichkeiten der Vernichtung sind zwar schön, aber nur dann erlaubt, wenn auch die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Wenn diese 6 bzw. 10 Jahre noch nicht verstrichen sind, müssen die Dokumente wohl oder übel mit umziehen. Da es bei den Aufbewahrungsfristen immer wieder zu Problemen und Unklarheiten kommt. bringen wir heute Licht ins Dunkel der staubigen Kisten.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Allgemein gilt, dass jeder Gewerbetreibende dazu verpflichtet ist geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren – ob er will oder nicht. Aufbewahrungsfristen sind übrigens Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht und deshalb ist auch jeder der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist,dazu angehalten diese aufzubewahren.

Übrigens haben auch nicht Unternehmer, also Privatleute eine zweijährige Aufbewahrungspflicht dazu gehören Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben.(Zum Beispiel sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau) Die Aufbewahrungsfrist beginnt übrigens mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen aus dem Jahr 2012 müssen also nach Adam Riese bis Ende 2014 aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen fallen unter die Aufbewahrungsfristen?

Stellt sich natürlich jetzt die Frage nach den Unterlagen, die in den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich sind das sämtliche Bücher und Aufzeichnungen die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Keine Ahnung was da alles dazu gehört? Das lässt sich ändern!

Dazu eine Aufbewahrungsliste:

Bücher und Aufzeichnungen (Buchhaltung),
Inventare,
Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
Lageberichte,
Eröffnungsbilanz,
die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege,

Darüber hinaus ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, folgende Unterlagen aufzubewahren:

Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
die empfangenen Handelsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Wie lange muss aufbewahrt werden?

Nun kommen wir also zum entscheidenden Punkt. Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen – denn da gab es in letzter Zeit etwas Verwirrung. Viele Unternehmer hatten gehofft, ab dem Jahr 2013 endlich öfter zum Papierkorb greifen zu können. Die geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen von 10 auf 8 und später auf 7 Jahre ist bislang jedoch gescheitert. Für steuerrelevante Unterlagen gelten daher weiterhin die Aufbewahrungsfristen von 10 bzw. 6 Jahren.

Aufbewahrungsfristen – 10 Jahre

Buchungsbelege
Bücher und Aufzeichnungen
Inventare
Jahresabschlüsse
Lageberichte
Eröffnungsbilanz
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und
sonstige Organisationsunterlagen

Aufbewahrungsfristen – 6 Jahre

Handels- oder Geschäftsbriefe
Antworten auf die abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. In der Praxis heißt das zum Beispiel, dass Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist nach dem 31. Dezember 2013 vernichtet werden können, wenn die letzte Eintragung 2003 erfolgte. Für Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist ist dann natürlich der 31. Dezember 2007 Stichtag.

Aufgepasst:
Es gibt Ausnahmefälle, in denen die Unterlagen noch länger aufbewahrt werden. Eine dieser Ausnahmen ist z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Außerdem ist zu empfehlen, dass Unterlagen, die dauerhaft wichtig sein können so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Miet-, Darlehens- oder Gesellschaftsverträge).

Hinweis:
Die meisten Menschen hören ja erst, wenn sie davor gefühlt haben. Und aus diesem Grund jetzt die kleine Abschreckung: Wer die Unterlagen nicht fristgerecht aufbewahrt, darf mit Geldbußen von bis zu 5.000 EUR rechnen.

Tipp: Wenn Sie bei uns Ihre Buchhaltung machen lassen, übernehmen wir gerne die Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen – und dann sind die lästigen Aufbewahrungsfristen für Sie kein Thema mehr!