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Okt

Umsatzsteuer Nachschau oder Umsatzsteuersonderprüfung

Umsatzsteuer Nachschau oder Umsatzsteuersonderprüfung

So ist die Umsatzsteuernachschau oder Umsatzsteuersonderprüfung keine böse Überraschung sondern Easygoing ;-)

Worauf Sie bei einer Umsatzsteuernachschau unbedingt achten sollten und wie sie sich optimal vorbereiten.

„Plötzlich klingelte er an der Haustür! Umsatzsteuernachschau, was ist das denn??? Ich stand da wie ein Esel!!!“

Ganz unerwartet und aus heiterem Himmel, wir waren im Kurzurlaub in den Bergen, rief uns eine Unternehmerin an. Völlig aufgelöst und verschreckt von den Forderungen des Finanzbeamten wusste sie nicht wie sie mit der Situation umgehen soll. Was darf der tatsächlich, was muss ich ihm zeigen und wie kann ich mich schützen???

Also ließ sie ihn rein… Fehler Nummer 1!
Sie öffnete ihr Laptop, in welchem Sie alles speicherte und lies den Finanzbeamten in ihren Dokumente und Daten herumschnüffeln… Fehler Nummer 2!
Sie brachte ihm alle Ordner mit Belegen der Buchhaltung und sonstigen Dokumente, auch aus Vorjahren… Fehler Nummer 3!

 

Was ist Hintergrund dieser Fehler und wie hätten sie vermieden werden können!

Damit Sie nicht wie ein Esel dastehen und optimal vorbereitet sind hier die wichtigsten Vorkehrungen:

Frage 1: Was ist eigentlich eine Umsatzsteuernachschau bzw. Umsatzsteuersonderprüfung?

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist schon einige Jahre alt, aber keine Außenprüfung im Sinne der landläufig genannten Steuerprüfung oder Betriebsprüfung, sie ist ein besonderes Verfahren zur raschen Aufklärung von Sachverhalte, die ausschließlich die Umsatzsteuer in der Buchhaltung betrifft.
Derzeit beträgt die Quote der Umsatzsteuer Nachschau / Umsatzsteuersonderprüfungen pro Jahr im Bundesdurchschnitt etwa 4 % aller Unternehmen. Das Bundesfinanzministerium arbeitet immer mehr verstärkt daran, dass das Personal der Umsatzsteuer-Sonderprüfungsstellen bei den Finanzämtern aufgestockt wird.

Frage 2: Wann droht Gefahr für eine Umsatzsteuer Nachschau?

Die Kontrolleure kommen in der Regel nicht ohne Grund. Gibt es Hinweise darauf, dass der Unternehmer seinen Umsatzsteuerpflichten nicht korrekt nachkommt, wollen die das zügig aufklären. Verdächtig ist da so einiges. Zwei Beispiele, bei denen Sie ganz leicht mit einer Sonderprüfung rechnen müssen:

Ein außergewöhnlich üppiger Vorsteuerüberschuss in der Umsatzsteuervoranmeldung. Denn das Finanzamt will wissen, ob die Investitionen auch wirklich für die Firma waren.
Oder ein Betrieb handelt mit Kunden im EU-Ausland.

In diesen Fällen tauchen die Umsatzsteuerprüfer auch besonders gern auf:

  • Korrektur
    Die Umsatzsteueranmeldung wurde mehrmals korrigiert.
  • Abweichung
    Die letztlich zu entrichtende Umsatzsteuer weicht stark von den Voranmeldungen ab.
  • Internetaktivitäten
    Die Firma verkauft Waren über Plattformen wie Ebay Amazon oder Webshops mit ausländischem Geschäftssitz.
  • Verdacht
    Die letzte Betriebsprüfung zeigte Unregelmäßigkeiten.
  • Partnerschaften
    Die Firma kooperiert häufig mit Subunternehmern oder mit Betrieben, die Familienmitgliedern gehören.
  • Vorabzahlungen
    Das Unternehmen bekommt oft Anzahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen.
  • Auslandsgeschäfte
    Ein Großteil des Umsatzes wird mit steuerfreien ¬Auslandsgeschäften erzielt.
  • Existenzgründer
    Die Firma wurde gerade gegründet oder übernommen.
  • Investitionen
    In der letzten Voranmeldung wurden hohe Vorsteuerbeträge aus Anschaffungen geltend gemacht.
  • Auskünfte
    Auskunftsersuche anderer Finanzämter zum Vorsteuerabzug

 
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Wie verhalten bzw. reagieren Sie optimal bei einer Umsatzsteuer Nachschau?

Die Umsatzsteuernachschau wird grundsätzlich nicht angekündigt. Nachteil, der Unternehmer kann sich zunächst nicht auf diesen „Besuch“ einstellen.

Expertentipp:

Klaren Kopf bewahren!

  1. Amtsausweis genauestens anschauen. Es gibt Fälle bei denen sich Gauner als Prüfer ausgeben nur um Zugang zu den Räumen zu erhalten.
  2. Dem Prüfer keinen Zutritt zu privaten Räumen gewähren. Steht er vor Ihrer Haustür müssen Sie ihn nicht in Ihre Wohnung lassen, auch wenn Sie dort Ihre Unterlagen hätten. Er darf ausschließlich Geschäftsräume betreten.
  3. Verlangen Sie von dem Prüfer, dass er Ihnen genau erläutert, in wessen Auftrag und aus welchen Gründen die Nachschau durchgeführt werden soll. Lassen Sie sich auch genauestens über den geplanten Umfang der Ermittlungen informieren, und fragen Sie konkret, was er denn zu prüfen beabsichtigt.
  4. Informieren Sie ihren Steuerberater oder Buchhaltungsservice umgehend.
  5. Zeigen Sie sich kooperativ, jedoch auf keinen Fall mehr Informationen herausgeben als nachgefragt; vor allem wenn diese nicht direkt etwas mit der Umsatzsteuer zu tun haben.
  6. Beschlagnahme oder Mitnahme irgendwelcher Daten, Unterlagen oder sonstiger Sachen auf keinen Fall tolerieren. Dazu bedarf es einen richterlichen Beschluss. Der Prüfer hat kein Durchsuchungsrecht er darf also nur sehen, was Sie ihm geben.
  7. Wenn Sie zum Zeitpunkt der Nachschau zufällig einen Softwareupdate machen, oder die Unterlagen bzw. der Rechner gar nicht in den Geschäftsräumen ist, kann keine Prüfung durchgeführt werden. Dann haben Sie die Möglichkeit, um einen neuen Termin zur Umsatzsteuer Nachschau oder Umsatzsteuersonderprüfung zu bitten ;-)

Wie vorbereiten für den Fall der Fälle?

Eine optimal und vollständig geführte Buchhaltung ist auch hier der erste Eindruck der zählt. Je übersichtlicher und exakter die Buchhaltung geführt ist, desto vertrauenswürdiger das Bild das man von ihnen als Unternehmer bekommt.
Nur zur Buchhaltung den Zugang auf ihrem Rechner zulassen – nicht zu weiteren Informationen, die nicht direkt mit der Prüfung zu tun haben. Noch optimaler ist ein PC auf dem nur ihre Buchhaltung drauf ist. Keine Mails, Facebooknachrichten oder sonstige Chats und keine anderen Notizen oder Briefe.

Sollte einer der Fälle in der oben aufgeführten Liste bei ihnen zutreffen sammeln Sie ausreichend Argumentationen um ihre Situation erklären zu können. Damit ihr Handeln und alle damit in Verbindung stehenden steuerlichen Vorgänge eindeutig gerechtfertigt werden können. Fragen Sie dazu am besten ihren Steuerberater oder Buchhaltungsservice.

Sind Sie permanent optimal für die Umsatzsteuernachschau oder Umsatzsteuersonderprüfung vorbereitet kann ihnen nichts passieren.

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